Brief con IA
Cortas la llamada y lo cuentas en voz alta. El Engagement Blueprint se completa solo mientras hablas: 29 campos con los que el equipo puede definir alcance, precio y construcción. Este es uno terminado.
Pacific Smile Dental
Clínica dental con tres sillones en San Diego, CA. Nueve personas, dos en el mostrador. Alrededor de $1,4 M al año.
Todas las semanas pierden turnos porque nadie atiende mientras el mostrador está con un paciente. Quieren que cada llamada se atienda y quede en el calendario sin contratar una tercera recepcionista.
Por qué ahora
En marzo perdieron dos casos de implantes. Los dos dijeron que habían llamado dos veces y nadie los atendió. La dueña abrió el buzón de voz y encontró 40 mensajes sólo de ese mes.
Entre el 30% y el 40% de las llamadas entrantes quedan sin atender en horario de pacientes, y nadie devuelve el llamado el mismo día. Viene así hace dos años y empeoró desde que sumaron el tercer sillón.
Estiman entre 8 y 12 primeras visitas perdidas por mes. A un promedio de $340 por primera visita, son unos $3.000 a $4.000 que se van por la puerta todos los meses.
Un servicio de contestador en 2024. Tomaba mensajes pero no podía cotizar ni agendar, así que el mostrador igual tenía que devolver todos los llamados. Lo dejaron a los cuatro meses.
La dueña quiere una segunda sede en 2027 y no la abre hasta que la primera deje de perder llamadas.
Resultado esperado
Que cada llamada entrante se atienda y, si es un paciente nuevo, quede agendada sin que el mostrador toque el teléfono.
Llamadas sin atender en cero. Más de 20 primeras visitas agendadas por mes por el agente. Menos de 30 minutos diarios de teléfono en el mostrador.
- Atiende antes del tercer tono, 24/7
- Cotiza con la lista de precios real de la clínica
- Agenda en el calendario del sillón correcto
- Responde por mensaje en menos de 30 s cualquier llamada que no pueda completar
- Pasa a una persona cuando se lo piden
- Funciona en inglés y en español
Cómo es hoy
Las llamadas suenan en el mostrador. Si las dos recepcionistas están con pacientes, caen al buzón. El buzón se revisa al final del día y los llamados se devuelven a la mañana siguiente, si es que se devuelven. Los fines de semana no atiende nadie.
Marisol maneja el mostrador y es dueña del calendario. La Dra. Herrera aprueba los precios y cualquier cambio en los guiones. Las dos recepcionistas lo van a usar todos los días.
Solución y alcance
- Recepcionista con IA en la línea principal, EN + ES
- Lista de precios real para los 12 procedimientos más consultados
- Reservas en los calendarios de los tres sillones
- Respuesta por mensaje a las llamadas perdidas en menos de 30 segundos
- Pase a una persona en horario de oficina
- Informe semanal de llamadas atendidas y agendadas
- Campañas salientes a la lista de pacientes actual
- Verificación de cobertura
- Rediseño del sitio web
- Nada que escriba dentro de Dentrix
Les gustó cómo atiende la línea de su endodoncista. Dijeron explícitamente que NO quieren voz de robot ni un menú telefónico con opciones.
Logística
Riesgos y supuestos
- Que el mostrador lo lea como una amenaza a su puesto
- Que la lista de precios cambie seguido y nadie nos avise
- Hoy los sillones se sobreagendan a mano
- Que su plan de RingCentral permita desvío SIP
- Que los tres calendarios de sillón sean la fuente de verdad real
- Que el volumen se mantenga en unas 400 llamadas al mes
Huecos · lo que el brief todavía no sabe
- El plan exacto de RingCentral y si el desvío está habilitado
- La lista de precios por escrito de los 12 procedimientos
- Si el horario de los sábados es real o una intención
- Quién atiende hoy las urgencias fuera de horario
Sólido en el problema y en el resultado: la dueña fue concreta y tenía números. Flojo en los sistemas actuales: el vendedor no estaba seguro de si Dentrix expone una API ni de si los calendarios están realmente ordenados. El presupuesto es una postura, no un número. Conseguir la lista de precios por escrito antes de cotizar.